Với 6 năm kinh nghiệm, giờ đây mình có thể mở dịch vụ tư vấn hướng dẫn quyết toán thuế TNCN. Bài viết này sẽ hướng dẫn mọi người cách tự quyết toán thuế TNCN một cách nhanh và chính xác, tránh gặp vướng mắc.

Mỗi năm một khác, nên năm nào bạn cũng phải nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật trước khi làm quyết toán thuế TNCN nhé.

Tóm tắt quy trình quyết toán thuế TNCN như sau:

1. Xin tất cả giấy xác nhận thư nhập, hoá đơn khấu trừ thuế tại các đơn vị chi trả thu nhập của bạn trong năm qua. Photo 2 bản, đem bản chính đi đối chiếu.

2. Chuẩn bị hết các thông tin bạn cần kê khai như Mã số thuế, ngày cấp, Chi cục quản lý, mã số thuế của vợ/chồng và người phụ thuộc (nếu có). Mã số thuế cơ quan chủ quản (đang làm chính thức), địa chỉ, điện thoại cơ quan và cá nhân, số tài khoản ngân hàng và chi nhânh nếu được hoàn thuế. Cộng các con số như tổng thu nhập chịu thuế, số bảo hiểm đã nộp được khấu trừ, số tiền thuế đã nộp... Tất cả cho vào 1 file Excel hoặc notepad, để copy vào phần mềm kê khai thuế (vì không gõ tiếng Việt trực tiếp vào được).

Tra cứu mã số thuế cá nhân và ngày cấp ở đây: https://www.tncnonline.com.vn/Pages/TracuuMST.aspx

3. Tải phần mềm HTTK mới nhất.

+ Nếu năm ngoái đã cài, nên gỡ phần mềm cũ ra rồi hẵng cài mới (nếu không sẽ bị lỗi crash khi sử dụng).

Cài đặt phần mềm này, cùng 1 phần mềm in PDF (đó in trực tiếp sẽ hay lỗi, bạn cần in ra PDF sau đó tự in 2 tờ khai)

+ Tải phần mềm in PDF để in cái tờ khai 

+ Nhập mã số thuế để login vào phần mềm, nhập các thông tin cá nhân, cơ quan chủ quản (nhập 1 lần duy nhất, lần sau không phải nhập).

+ Tìm phần Quyết toán thuế TNCN, chọn Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

+ Copy paste các thông tin ở file Excel đã chuẩn bị trước vào. Có 2 tab, 1 cho các con số thu nhập, bảo hiểm, số thuế đã đóng.., 1 cho thông tin người phụ thuộc (nếu có). Điền hết nó sẽ tính luôn cho bạn số thuế phải nộp thêm hay được đòi lại.

+ Ấn Kiểm tra, Ghi, Xuất XML, In (chọn máy in PDF), Đóng.

+ Tìm mục để in trang bìa Quyết toán.

4. Gửi file quyết toán thuế TNCN online

+ Đăng ký tài khoản bằng thông tin mã số thuế (làm 1 lần duy nhất)

+ Tải file quyết toán thuế TNCN lên mạng, nhớ chọn đúng thông tin chi cục thuế quản lý. Kiểm tra xem hệ thống đã nhận file chưa.

+ Tải xong cũng nên cẩn thận copy file vừa tải vào usb, gửi email để nếu lỗi có thể xử lý kịp thời tại cơ quan thuế (các bạn ở cơ quan thuế có thể mở file XML sửa luôn giúp mình). Một lỗi kinh điển của phần mềm này là thừa dấu cách ở sau phần Họ tên (in ra không sao, nhưng lên cơ quan thuế họ sẽ bị lỗi phải sửa bằng tay).

5. Chuẩn bị hồ sơ nộp quyết toán thuế TNCN

+ 2 bộ tờ khai quyết toán TNCN in từ phần mềm. Ký tên.

+ 1 bộ chứng từ nộp thuế, thư xác nhận thư nhập của tất cả các đơn vị trả thù nhập, kèm 2 bản photo.

+ 2 bộ photo các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (giấy khai sinh, giấy xác nhận người phụ thuộc...). Năm nào cũng phải nộp cho năm đó.

+ Các bản photo cần ghi 1 dòng: "Tôi xin cam đoan bản sao này là chính xác.", Ký tên. Chỉ cần ghi ở 1 bản nộp cho cơ quan thuế, 1 bản họ sẽ trả lại nên không cần ghi.

+ In thêm 1 tờ mã số thuế, tên cơ quan chủ quản (đề phòng họ hỏi mà bạn không biết). Tra cứu ở đây https://www.tncnonline.com.vn/Pages/TracuuMST.aspx

6. Tìm đến cơ quan thuế để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN, đến đúng địa chỉ vì có sự phân cấp theo quận. Nếu đó Cục thuế Hà Nội quản lý thì nộp ở Nguyên Hồng. Bạn nên đi sớm, tránh chờ đợi. Có thể nhờ người nộp hộ nếu tự tin giấy tờ chuẩn hết.

Theo cơ quan thuế giải thích, hiện doanh nghiệp đã có chữ ký số điện tử nên có thể nộp online, nhưng cá nhân thì chưa có nên theo luật vẫn phải đến nộp bản cứng có chữ ký. Cái này là mảnh đất tiềm năng cho doanh nghiệp nào cung cấp giải pháp chữ ký số cho cá nhân nhỉ? Ví dụ chữ ký số dùng 1 lần, xác nhận qua SMS chẳng hạn...

7. Ra ngân hàng nộp thuế nếu còn thiếu. Có vài ngân hàng nằm trong danh sách thôi, ví dụ Vietinbank không nộp online được. Nhớ hỏi cơ quan thuế các khoản mục, tiểu chương để điền, chứ nhân viên ngân hàng không hỗ trợ bạn (thậm chí còn hành bạn), điền sai bạn mất tiền.

Mình chưa biết có ngân hàng nào cho phép nộp thuế online được không? Hay cơ quan thuế nên mở 1 trang web cho phép người dân dùng thẻ tín dụng, thẻ NAPAS, internetbanking đóng thuế thì tiện quá (kiểu như mua vé xem phim CGV chẳng hạn). Hay Momo và các bạn ví điện tử khác làm thêm chức năng đóng thuế trên app nhỉ?

8. Nếu được hoàn thuế và đã kê khai số tài khoản, chi nhánh thì bạn không phải ra ngân hàng, cứ ở nhà chờ vài tháng sẽ được chuyển khoản về.